Comment informatiser sa comptabilité dans un hôtel ?

Dans le système hôtelier, l’expérience client et la réputation sont les points forts du succès. L’affranchissement de ces deux étapes passe par une bonne organisation des services et surtout de la comptabilité. L’informatisation de la comptabilité d’un hôtel est porteuse de meilleurs résultats. Voici comment y arriver.

1^ere Etape : déterminez vos besoins

Disposer d’une comptabilité informatisée dans son hôtel garantit une fiabilité dans les chiffres et offre également une assurance dans la qualité des services. Pour y arriver, il faut tout d’abord que vous pensiez à vos attentes. Un point de vos attentes vous permettra de déterminer les besoins et les conditions que doit remplir cet outil.

La gestion manuelle a montré ses limites avec la lourdeur qu’elle engendre et les risques liés à la transparence. Sauf qu’une informatisation mal pensée pourrait être encore plus préjudiciable. La détermination des besoins servira à élaborer une solution informatique fiable convenable aux réalités de votre entreprise.

2^e Étape : Faîtes appel à un groupe de développeurs professionnels

Les solutions existantes sur le marché comme Excel ne vous correspondront pas forcément à vos réalités. Les logiciels de gestion comptable utilisés par d’autres organismes mêmes s’ils sont avérés efficaces doivent intégrer vos besoins. Le seul moyen d’avoir une solution fiable est de faire appel à un groupe de développeurs professionnels d’application.

Le groupe doit être constitué d’informaticiens programmeurs, de développeurs d’application et également de professionnel comptable. Avec eux, vous évaluerez les besoins et la faisabilité pour combler les attentes du logiciel taillé sur mesure pour votre hôtel.

3^e Étape : veillez à avoir un logiciel complet

Il s’agit de comptabilité, donc tout doit être fait de telle sorte à permettre une traçabilité sans faille et comporter les détails financiers adéquatement. Un logiciel performant vous permettra de voir les évolutions des charges de même que les revenus des prestations de votre hôtel. Vous devez donc veiller à l’intégration de tous les aspects qui touchent directement aux finances.

La facturation des chambres, du restaurant, de la piscine, la gestion des ressources humaines, la communication sont entre autres les aspects à prendre en compte. D’autres facteurs comme les spécificités comptables d’un hôtel sont à privilégier. Au nombre d’elles, la taxe sur la valeur ajoutée TVA, les prix et facturations détaillées avec toutes les informations sur le client, les investissements, la marge commerciale, etc. Avec tous ces éléments pris en compte, votre logiciel sera à coup sûr adéquat. Bien entendu que cela a son coût.

4^e Étape : faites appel à une contre-expertise

En termes de comptabilité, la sensibilité est prouvée et les erreurs peuvent coûter très cher. Faites appel à une équipe de contre-expertise. Cette dernière devra être constituée mêmement par des informaticiens et des professionnels comptables. Quand ils l’auront évalué avec succès, vous pourrez l’adopter en phase expérimentale avant de la confirmer comme fiable.

5^e Étape : employez un personnel qualifié.

Afin d’obtenir une gestion automatisée de la comptabilité de votre hôtel, il est important d’employer un personnel qualifié. De plus, il faut leur assurer une formation sur le logiciel et les mises à jour. C’est le lieu de rappeler qu’une solution open source est préférable.